سیستم اتوماسیون اداری یک سیستم نرم افزاری مطمئن جهت مکانیزه کردن نظام اداری سازمانها و شرکتهاست که به صورت موفقیت آمیز در مراکز مختلفی نصب و راه اندازی شده است
نرم افزار اتوماسیون اداری کاملا مطابق با استانداردهای بین المللی و بسیار مدرن میباشدامکانات این نرم افزار مطابق نرم افزارهای اتوماسیون اداری نصب شده در شرکتهای بزرگ دنیا مثل DELL و Sony در نظر گرفته شده و طبق نظر کارشناسان قابل قیاس با هیچ یک از نرم افزار های موجود در داخل کشور نیست
سیستم اتوماسیون اداری نرم افزاریست توانا برای مدیریت امور دبیرخانه سازمان ها و شرکت های مختلف با قابلیت های بسیار، امنیت بالا و کاربری آسان با مزیت بررسی کارتابلدر این سیستم ثبت و گردش کلیه مکاتبات سازمان بصورت الکترونیکی و بی نیاز از جا به جایی فیزیکی نامه انجام می شود، تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الکترونیکی آرشیو می شودسیستم اتوماسیون اداری بدون کاغذ تام سافت با برچیدن روشهای سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراکندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات موجب حرکت به سوی استاندارد های فن آوری جهان در این رابطه گردیده است
امکان تعریف شیوه ارسال ( ارباب
رجوع ، دستی ، پیک و )
امکان
تعریف انواع دبیرخانه های محلی
امکان
تعریف انواع بایگانی های محلی
امکان
تعریف انواع وضعیت کنونی نامه ( اصل ، کپی ،المثنی و )
امکان
تعریف انواع شرح و رو نوشت نامه
امکان
تعریف دستگاهها ، سازمانها و نهادها و طرف
مکاتبه
امکان
تعریف مسئولان هر سازمان به همراه مشخصات فردی و سمت به کاربر
امکان
تعریف نام و سمت مسئولان طرف مکاتبه
امکان
تعریف گروههای طرف مکاتبه
امکان
تعریف انواع شرح ارجاع
کاربر
پسند(User
friendly)
امکان
تعریف و مدیریت اسناد سازمانی مانند صورتجلسات و دستورالعملها و
تعریف انواع درجه الویت نامه ها
و ارجاعات
تعریف
انواع درجه اهمیت نامه ها و ارجاعات ( عادی ، فوری ، آنی )
تعریف
انواع زبان نامه ها
امکان
تعریف انواع ارتباط نامه ها با هم (مانند: پیرو، بازگشت و )
تعریف
پرونده شخصی برای هر یک از کاربران سیستم
تعریف
انواع تمپلیت (الگو) های نامه
تعریف
نامههای تیپ
تعریف
انواع دستهبندی نامه
تعریف
انواع طبقهبندی نامه ( عمومی ، عادی ، فوری ، محرمانه و )
تعریف
هامشهای نامه
امکان
تعریف انواع نامه (نامه ، فاکس ، حکم و )
امکان
تعریف انواع موضوع نامه ( بخشنامه ، صورتجلسه ،عمومی ، )
امکان ایجاد نامحدود گردشهای
کاری بین افراد
تعریف
جزئیات بر روی هر یک از گردشهای کاری
ارجاع
نامه بر اساس گردشهای کاری تعریف شده
امکان
پشتیبانی روش های مختلف گردش مکاتبات ( متمرکز – نیمه متمرکز و غیر متمرکز )
امکان
ایجاد کارتابل الکترونیکی و امکان مشاهده کارتابل توسط افراد مجاز
توزیع
نامه های وارده به کارتابل مسئولان و ارجاع نامه های وارده از طریق کارتابل
امکان
اعلام دریافت نامه جدید
امکان
تعیین نامه های مرتبط اعم از صادره ، وارده ، داخلی و تعیین اولویت انجام کار
تشکیل پرونده برای کارها و نامه
های مرتبط به آن و رویت و پیگیری پرونده ها
امکان
طبقه بندی نامه ها بر اساس نوع نامه ،طبقه بندی ،ارسال ،ارجحیت و
امکان
پاسخگویی به کارهای ارجاع شده و اعلام خاتمه کار از طریق ارجاع کننده
امکان
ارجاع نامه از طریق تصویر ، صوت ،پیغام تلفنی و
استفاده
و کنترل مرکزی تاریخ در کلیه مراحل گردش مکاتبات
امکان
اعلام موافقت یا عدم موافقت با کارهای انجام شده و صدور دستورات بعدی
اعلام
وضعیت کارهایی که هنوز خاتمه نیافته است
امکان
تاثیر گذاری تغییرات تشکیلاتی در ساختار دبیر خانه ها
امکان گزارش گیری از مکاتبات در
واحد ها و نامه های ارسالی و دریافتی در سازمان
امکان
مشاهده عملکرد کارکنان ( وضعیت سرعت یا تاخیر در انجام کارها )
امکان
مشاهده و گزارش گیری از پیام ها و امکان مشاهده کارتابل مکاتباتی
امکان
گزارش از نامه های دریافتی از بایگانی که هنوز به بایگانی عودت داده نشده اند
ثبت
یادداشت بروی ارجاعات ارسال شده و دریافت شده
امکان
جابجایی ارجاعات کارتابل(جاری یا پیگیری) در پرونده های قابل تعریف در کارتابل
مشاهده
خلاصه کارتابل (نامهها، ارجاعات، هشدارها و بحثهای خوانده نشده)
امکان تهیه گزارش به صورت
پارامتریک و امکان چاپ و ذخیره سازی
امکان
گزارش گیری از مکاتبات صادره ، وارده و داخلی و گزارش از گردش نامه
امکان
گزارش گیری از نامه های در دست اقدام و مکاتبات بدون پاسخ
امکان
ایجاد انواع گزارش های اجرایی ،آماری ،مدیریتی و پویا
امکان
نمایش نتایج گزارشها به صورت نمودار های مختلف
امکان
گزارش گیری نامه هایی که تحت عنوانی خاص یا در محدوده زمانی مشخص
امکان
تهیه گزارش مربوط به ارجاعات ، پیگیری و سوابق نامه ها
امکان
گزارش گیری از دفتر اندیکاتور
تعریف انواع مدارک
تعریف
صفات خاص هر یک از انواع مدارک
ثبت
اطاعات مدارک در سیستم
تعیین
کاربر یا گروه کاربرانی که مجاز به استفاده از مدارک مشخصی هستند
قراردادن
مدارک در پرونده و طبقه بندی بایگانی سیستم
تعریف واحد های سازمانی و
نگهداری تاریخچه آنها
پست
های سازمانی و نگهداری تاریخچه آنها
تعریف
پرسنل و نگهداری تاریخچه آنها
تعریف
نمودارهای سازمانی
امکان
انتصاب یک نفر به چندین جایگاه سازمانی
امکان
انتصاب یک جایگاه سازمانی به چند نفر
همواره سازمانها و موسسات و شرکتها تمایل به بهبود در بهره وری سازمان در بخشهای مختلف داشته و دارند سیستم های اتوماسیون اداری با استفاده از :
کنترل گردش الکترونیکی کلیه مکاتبات داخل سازمانی
امکان جستجو در مجموعه اطلاعات مربوط به مکاتبات
حذف فیزیکی کاغذ و بایگانی
دسترسی سریع به اطلاعات و در نتیجه سرعت در پاسخگویی به مراجعان
کنترل بر عملکرد کاربران و سرعت در پیگیری و رفع مشکلات
ابزاری قدرتمند جهت افزایش بهره وری و مدیریت بهتر را در اختیار مدیران سازمانها قرار می دهد
استفاده مناسب و بجا از سیستم های اتوماسیون اداری مزایای زیادی به همراه خواهد داشت مانند :
حذف عملیات بایگانی ، دسترسی به نامه های کاغذی و استفاده بهینه از فضاهای مربوط به بایگانی
امکان صدور گزارشها و نمودارهای آماری و کاربردی جهت بررسی وضعیت مکاتبات
امکان کنترل و پیگیری نامه های ارجاع داده شده به هر فرد توسط خودش و عدم نیاز به گردش دستی نامه در سازمان و کاهش کار افراد ثبت کننده نامه ها
امکان ارائه اطلاعات به ارباب رجوع نسبت به وضعیت هر نامه در هربخش
استفاده از سرویسهای رایانه ای جهت یادآوری زمان اقدام به نامه ها و جلوگیری از تاخیر
امکان کنترل وضعیت گردش یک نامه و موقعیت فعلی آن از هرنقطه
بالا بردن سرعت گردش مکاتبات
شناسایی گلوگاه های سازمانی
نگهداری اطلاعات بصورت الکترونیکی
به وجود آمدن روش های مناسب اداری - سازمانی از طریق دوباره نگری به روشهای کاری
تسهیل در ثبت و گردش مکاتبات در صورت بالا بودن حجم مکاتبات
برای کسب اطلاعات بیشتر و آشنایی با این نرم افزار به سایت www.yeganehsoft.irمراجعه نمایید
برای سفارش با واحد فروش شرکت یگانه 22469490-22466748 تماس بگیرید
خیابان طالقانی _نرسیده به سه راه طالقانی _نبش کوچه جهان پلاک35