نرم افزار دبیرخانه و آرشیو اسناد

سیستم اتوماسیون یک سیستم نرم افزاری مطمئن جهت مکانیزه کردن نظام اداری سازمانها و شرکتهاست که به صورت موفقیت آمیز در مراکز مختلفی نصب و راه اندازی شده است

نرم افزار اتوماسیون اداری طراحی و برنامه نویسی شده است و کاملا مطابق با استانداردهای بین المللی و بسیار مدرن میباشدامکانات این نرم افزار مطابق نرم افزارهای اتوماسیون اداری نصب شده در شرکتهای بزرگ دنیا مثل DELL و Sony در نظر گرفته شده و طبق نظر کارشناسان قابل قیاس با هیچ یک از نرم افزار های موجود در داخل کشور نیست

سیستم اتوماسیون اداری نرم افزاریست توانا برای مدیریت امور دبیرخانه سازمان ها و شرکت های مختلف با قابلیت های بسیار، امنیت بالا و کاربری آسان با مزیت بررسی کارتابل در این سیستم ثبت و گردش کلیه مکاتبات سازمان بصورت الکترونیکی و بی نیاز از جا به جایی فیزیکی نامه انجام می شود، تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الکترونیکی آرشیو می شود
سیستم اتوماسیون اداری بدون کاغذ با برچیدن روشهای سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراکندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات موجب حرکت به سوی استاندارد های  فن آوری جهان در این رابطه گردیده است

اطلاعات پایه ای نرم افزار اتوماسیون اداری

امکان تعریف شیوه ارسال ( ارباب رجوع ، دستی ، پیک و  )
امکان تعریف انواع دبیرخانه های محلی
امکان تعریف انواع بایگانی های محلی
امکان تعریف انواع وضعیت کنونی نامه ( اصل ، کپی ،‌المثنی و  )
امکان تعریف انواع شرح و رو نوشت نامه
امکان تعریف دستگاهها ، سازمانها و نهادها و  طرف مکاتبه
امکان تعریف مسئولان هر سازمان به همراه مشخصات فردی و سمت به کاربر
امکان تعریف نام و سمت مسئولان طرف مکاتبه
امکان تعریف گروههای طرف مکاتبه
امکان تعریف انواع شرح ارجاع
کاربر پسند(User friendly)
امکان تعریف و مدیریت اسناد سازمانی مانند صورتجلسات و دستورالعملها و 

تعریف انواع درجه الویت نامه ها و ارجاعات
تعریف انواع درجه اهمیت نامه ها و ارجاعات ( عادی ، فوری ، آنی )
تعریف انواع زبان نامه ها
امکان تعریف انواع ارتباط نامه ها با هم (مانند: پیرو، بازگشت و )
تعریف پرونده شخصی برای هر یک از کاربران سیستم
تعریف انواع تمپلیت (الگو) های نامه
تعریف نامه‌های تیپ
تعریف انواع دسته‌بندی نامه
تعریف انواع طبقه‌بندی نامه ( عمومی ، عادی ، فوری ، محرمانه و  )‌
تعریف هامش‌های نامه
امکان تعریف انواع نامه (‌نامه ، فاکس ، حکم و  )‌
امکان تعریف انواع موضوع نامه (‌ بخشنامه ، صورتجلسه ،‌عمومی ،  )

گردش های کاری اتوماسیون اداری

امکان ایجاد نامحدود گردشهای کاری بین افراد
تعریف جزئیات بر روی هر یک از گردشهای کاری
ارجاع نامه بر اساس گردشهای کاری تعریف شده
امکان پشتیبانی روش های مختلف گردش مکاتبات ( متمرکز – نیمه متمرکز و غیر متمرکز )‌
امکان ایجاد کارتابل الکترونیکی و امکان مشاهده کارتابل توسط افراد مجاز
توزیع نامه های وارده به کارتابل مسئولان و ارجاع نامه های وارده از طریق کارتابل
امکان اعلام دریافت نامه جدید
امکان تعیین نامه های مرتبط اعم از صادره ، وارده ، داخلی و تعیین اولویت انجام کار

تشکیل پرونده برای کارها و نامه های مرتبط به آن و رویت و پیگیری پرونده ها
امکان طبقه بندی نامه ها بر اساس نوع نامه ،‌طبقه بندی ،‌ارسال ،‌ارجحیت و
امکان پاسخگویی به کارهای ارجاع شده و اعلام خاتمه کار از طریق ارجاع کننده
امکان ارجاع نامه از طریق تصویر ، صوت ،‌پیغام تلفنی و
استفاده و کنترل مرکزی تاریخ در کلیه مراحل گردش مکاتبات
امکان اعلام موافقت یا عدم موافقت با کارهای انجام شده و صدور دستورات بعدی
اعلام وضعیت کارهایی که هنوز خاتمه نیافته است
امکان تاثیر گذاری تغییرات تشکیلاتی در ساختار دبیر خانه ها

کارتابل ، مشاهدات و گزارشات

امکان گزارش گیری از مکاتبات در واحد ها و نامه های ارسالی و دریافتی در سازمان
امکان مشاهده عملکرد کارکنان ( وضعیت سرعت یا تاخیر در انجام کارها )
امکان مشاهده و گزارش گیری از پیام ها و امکان مشاهده کارتابل مکاتباتی
امکان گزارش از نامه های دریافتی از بایگانی که هنوز به بایگانی عودت داده نشده اند

ثبت یادداشت بروی ارجاعات ارسال شده و دریافت شده
امکان جابجایی ارجاعات کارتابل(جاری یا پیگیری) در پرونده های قابل تعریف در کارتابل
مشاهده خلاصه کارتابل (نامه‌ها، ارجاعات، هشدارها و بحث‌های خوانده نشده)

امکان تهیه گزارش به صورت پارامتریک و امکان چاپ و ذخیره سازی
امکان گزارش گیری از مکاتبات صادره ، وارده و داخلی و گزارش از گردش نامه
امکان گزارش گیری از نامه های در دست اقدام و مکاتبات بدون پاسخ
امکان ایجاد انواع گزارش های اجرایی ،‌آماری ،‌مدیریتی و پویا
امکان نمایش نتایج گزارشها به صورت نمودار های مختلف
امکان گزارش گیری نامه هایی که تحت عنوانی خاص یا در محدوده زمانی مشخص
امکان تهیه گزارش مربوط به ارجاعات ، پیگیری و سوابق نامه ها
امکان گزارش گیری از دفتر اندیکاتور

چارت سازمانی و مدارک اطلاعاتی

تعریف انواع مدارک
تعریف صفات خاص هر یک از انواع مدارک
ثبت اطلاعات مدارک در سیستم
تعیین کاربر یا گروه کاربرانی که مجاز به استفاده از مدارک مشخصی هستند
قراردادن مدارک در پرونده و طبقه بندی بایگانی سیستم

تعریف واحد های سازمانی و نگهداری تاریخچه آنها
پست های سازمانی و نگهداری تاریخچه آنها
تعریف پرسنل و نگهداری تاریخچه آنها
تعریف نمودارهای سازمانی
امکان انتصاب یک نفر به چندین جایگاه سازمانی
امکان انتصاب یک جایگاه سازمانی به چند نفر

همواره سازمانها و موسسات و شرکتها تمایل به بهبود در بهره وری سازمان در بخشهای مختلف داشته و دارند سیستم های اتوماسیون اداری با استفاده از :

کنترل گردش الکترونیکی کلیه مکاتبات داخل سازمانی

امکان جستجو در مجموعه اطلاعات مربوط به مکاتبات

حذف فیزیکی کاغذ و بایگانی

دسترسی سریع به اطلاعات و در نتیجه سرعت در پاسخگویی به مراجعان

کنترل بر عملکرد کاربران و سرعت در پیگیری و رفع مشکلات

 ابزاری قدرتمند جهت افزایش بهره وری و مدیریت بهتر را در اختیار مدیران سازمانها قرار می دهد

استفاده مناسب و بجا از سیستم های اتوماسیون اداری مزایای زیادی به همراه خواهد داشت مانند :

حذف عملیات بایگانی ، دسترسی به نامه های کاغذی و استفاده بهینه از فضاهای مربوط به بایگانی

امکان صدور گزارشها و نمودارهای آماری و کاربردی جهت بررسی وضعیت مکاتبات

امکان کنترل و پیگیری نامه های ارجاع داده شده به هر فرد توسط خودش و عدم نیاز به گردش دستی نامه در سازمان و کاهش کار افراد ثبت کننده نامه ها

امکان ارائه اطلاعات به ارباب رجوع نسبت به وضعیت هر نامه در هربخش

استفاده از سرویسهای رایانه ای جهت یادآوری زمان اقدام به نامه ها و جلوگیری از تاخیر

امکان کنترل وضعیت گردش یک نامه و موقعیت فعلی آن از هرنقطه

بالا بردن سرعت گردش مکاتبات

شناسایی گلوگاه های سازمانی

نگهداری اطلاعات بصورت الکترونیکی

به وجود آمدن روش های مناسب اداری - سازمانی از طریق دوباره نگری به روشهای کاری

تسهیل در ثبت و گردش مکاتبات در صورت بالا بودن حجم مکاتبات

سیستم اتوماسیون اداری یک سیستم جامع و یکپارچه نرم افزاری برای مدیریت گردش اطلاعات و مکاتبات اداری و سازمانی است یک ابزار نرم افزاری قوی، سریع و دقیق برای ورود ، بازیابی ، جستجو، مشاهده، ویرایش، گزارش گیری و گردش مجموعه اطلاعات سازمانی - اداری در بین تمام کارکنان و مدیران سازان متناسب با ساختار آن استگردش اطلاعات سازمانی - اداری می تواند شامل انواع مکاتبات، نامه های وارده، نامه های صادره و داخلی و یا انواع دستورات، گزارش ها، یادداشت ها، پیغام ها، مستندات، گزارشات فنی و یا نمابرها و به طور کلی تمام اطلاعات الکترونیکی و غیر الکترونیکی باشد

بخشهای اصلی سیستم :

کارتابل : وظیفه گردش انواع اطلاعات اداری و سازمانی مانند گردش نامه ها، دستورات ، گزارش ها، پیغام ها، یادداشت ها و انواع فرم های اطلاعاتی الکترونیکی و غیر الکترونیکی را بر عهده دارد

نامه : یک دبیرخانه و بایگانی الکترونیکی است که ثبت و حفظ اطلاعات انواع نامه ها، پیوست ها و محل فیزیکی نگهداری این نامه ها را در قالب یک ساختار درختی دارد

ارتباطات : مسول ورود دقیق اطلاعات فرستنده ها و گیرنده های مرتبط با سازمان است

تقویم : یک سررسید و تقویم الکترونیکی برای دهی وظایف  و قرارهای سازمانی و یادآوری آسان کارها است

تماسها : برای ثبت هر ارتباط و تماس داخل و خارج سازمان

پارامتریک بودن سیستم : به طوری که پیکربندی و استفاده از قسمتهای مختلف سیستم را آسان، قابل تنظیم و منطبق با سازمان و کاربران می کند

رابط کاربر بسیار آسان و همه فهم به طوری که آموزش سیستم تنها در چند ساعت میسر است

دسته بندی اطلاعات : دسته بندی و مرتب کردن اطلاعات و مشاهده آن ها بر اساس تمام فیلدهای اطلاعاتی نمایش داده شده مانند تاریخ و زمان ارسال، فرستنده، موضوع و 

فیلتر : فیلتر کردن اطلاعات و نمایش آن بر اساس نیازهای سازمانی

نمایش انعطاف پذیر : انتخاب نمایش ستون های اطلاعات، ترتیب محل نمایش و تغییر عنوان های آن توسط هر کاربر متناسب با نیاز و سلیقه

امکانات اداری - سازمانی

ایجاد کارتابل الکترونیکی برای کارکنان

ثبت الکترونیکی نامه

ثبت اطلاعات ریز فرستنده ها و گیرنده ها

بایگانی نامه ها در قالب ساختار درختی

امکان جستجوی سریع مکاتبات و مستندات حتی در متن و موضوع آن ها

امکانات نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری

نرم افزاری قوی و قدرتمند برای کارهای بایگانی، دبیرخانه و مکاتبات اداری با قیمت بسیار مناسب به همراه دفترچه تلفن (phonebook) و تقویم و یادآوری کارها (Reminder)

برنامه به بخش های کلی زیر تفکیک می شود:

1-   ایجاد و تعریف فرم های بایگانی و دبیرخانه:

بایگانی ساز: ایجاد و تعریف پوشه های بایگانی و دبیرخانه های مجزا از هم به شکل نمودار درختی

فرم ساز: امکان تعریف و ویرایش فیلدها و آیتم های پوشه های بایگانی و دبیرخانه (ورودی فرم های بایگانی) با تعیین فرمت آنها (رشته ایی، تاریخ، عددی  و) تعریف لیست های آبشاری برای آیتم های بایگانی و لینک با دفتر تلفن

2-   تنظیمات مهم نرم افزار:

تعریف کاربران باتعیین سطوح دسترسی به فرم ها و پوشه های بایگانی ایجاد شده

تعریف سربرگ ها و قالب فایل های نامه ها و مکاتبات اداری به همراه تعریف و تنظیمات چاپ شماره نامه

نوع زبان با فرمت چپ به راست ( انگلیسی ) و یا راست به چپ (فارسی) را تعیین و ثبت کرد

امکانات تعویض فونت و اندازه آن و رنگ فرم ها

3-   دفترچه تلفن:

تعریف و ایجاد گروه های مختلف

ثبت شماره های تلفن به همراه نام و مشخصات تکمیلی با جستجو و گزارش

امکان تخصیص یک شماره به گروه های مختلف

امکان تعریف دسترسی کاربران به گروه های مختلف

4-     بایگانی و دبیرخانه:

ثبت و بایگانی مشخصات اسناد و نامه ها در پوشه های بایگانی ایجاد شده

ثبت خودکار شماره اندیکاتور ، شماره بایگانی و تاریخ برای هر پوشه (با امکان تغییرات)

ثبت و بایگانی فایل های پیوست اسناد و نامه های اداری به طور نامحدود

اسکن اسناد و نامه و ارسال نامه به فکس

استفاده از سربرگ ها و قالب فایل های تعریف شده برای ایجاد نامه های جدید

چاپ شماره و تاریخ نامه توسط برنامه بر روی فایل های (word) نامه ها

ارتباط با نرم افزارهای نصب شده در ویندوز نظیر Office ، Acrobat reader

5-  گزارشات:

گزارش به تفکیک پوشه های بایگانی، دبیرخانه و یا در تمام پوشه ها (فرمها)

جستجوی سه سطحی و جستجو با تمامی عنوانهای فیلدها و عبارات ثبت شده برای نامه ها و اسناد بایگانی

گزارش ساز: چاپ نتایج جستجو با انتخاب فیلدهای خروجی و اندازه نمایش آنها

ارسال گزارشات به اکسل

6-   تقویم کاری:

انتخاب روز مورد نظر از تقویم شمسی یا میلادی

تعریف کار جهت یادآوری در روز انتخاب شده برای کاربر فعال و یا سایر کاربران در شبکه

آلارم نرم افزار برای سررسید کارهای تعریف شده

7-   اتوماسیون اداری: کارتابل و گردش اداری نامه ها

ارجاع و ارسال اسناد و نامه های بایگانی شده به کارتابل کاربران

پیام هشدار برای نامه های جدید و رویت نشده

نمایش لیست نامه های ارسال شده در کارتابل به همراه مشخصات و فایل های بایگانی شده

امکان پاراف و دستور برای نامه ها و اسناد بایگانی شده

امکان اضافه کردن فایل های پیوست بطور نامحدود در کارتابل کاربران

ارجاع و ارسال نامه به کارتابل کاربران دیگر در شبکه

ایجاد نامه جدید و مکاتبات داخلی

امکان ارسال نامه در گردش مکاتبات اداری به صندوق پستی بایگانی یا دبیرخانه جهت ثبت بایگانی و اندیکاتور

نمایش تمامی پاراف های یک نامه و گردش اداری آن

آرشیو شخصی کارتابل

اتوماسیون اداری، به مجموعه نرم افزارهایی گفته می‌شود که توسط آنها، مکاتبات داخلی و خارجی یک سازمان به سرعت و بدون نیاز به کاغذ، انجام گرفته و از بستر IT برای انجام و مدیریت آن استفاده می‌گردد

تا پیش از ظهور اتوماسیون‌های اداری، سرعت پایین، افزایش بوروکراسی و تشریفات اداری، وابسته شدن سیستم به افراد و نیز عدم هماهنگی روشهای سنتی با سیستم‌های مکانیزه سبب افزایش قابل ملاحظه خطاهای انسانی و کاهش بهره‌وری در سازمان‌ها شده بود در راستای تحقق ایده سازمان‌های بدون کاغذ (Paperless) اقدام به ایجاد  نموده است تا از این طریق بتواند در تمامی‌ امور سازمان وارد شده و کلیه نیازهای آن را پاسخگو باشد

نسخه سازمانی این نرم‌افزار برای پاسخگویی به نیازمندی‌های سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ طراحی شده است:

وزارتخانه‌ها، سازمان‌ها، ادارات و زیرمجموعه‌های آنها

دانشگاه‌ها و مؤسسات فرهنگی-آموزشی

بانک‌ها و مؤسسات مالی و اعتباری

شرکت‌های صنعتی به همراه دفاتر و شعبه‌های آنها

نسخه شرکتی این نرم‌افزار برای پاسخگویی به نیازمندی‌های شرکت‌های متوسط و کوچک طراحی شده است:

شرکت‌های فنی مهندسی و مشاور

موسسات خصوصی

شرکت‌های تولیدی

اتوماسیون اداری  با هدف استفاده همه جانبه از بسترهای IT در روال‌های کاری عمومی و جاری سازمان‌ها طراحی گردیده است و هدفی فراتر از صرفا مدل‌سازی مکاتبات اداری را مد نظر قرار می‌دهد برخی از جنبه‌های درنظرگرفته‌شده در اتوماسیون اداری  به شرح دیل می‌باشند:

سازماندهی و ساده کردن روال‌های انجام مکاتبات اداری و گردش کارها میان مدیران و کارمندان

امکان تعریف، انتساب و پیگیری لحظه‌ای کار

‌دهی و برنامه‌ریزی جلسات و قرارهای ملاقات

امکان ارتباط کارآمد با دفاتر و شعب مختلف

امکان ارتباط مؤثر با مشتریان، ارباب رجوع و مجموعه‌های دیگر از طریق مکانیزم‌هایی نظیر فکس، پست الکترونیک و SMS

سازماندهی اطلاعات تماس و سوابق کاری مشتریان بصورت یکپارچه

کنترل دسترسی‌های افراد و محافظت از اطلاعات محرمانه

امکان استفاده همزمان صدها کاربر از داخل سازمان از طریق شبکه محلی و خارج سازمان از طریق اینترنت

قابلیتهای نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری

تحت ویندوز و کارتابل تحت وب، بدون محدودیت تعداد کاربران ، بدون نیاز به سخت افزار پیچیده با حفظ سرعت فوق العاده هنگام استفاده همزمان همه کاربران

ایجاد سازمان بدون کاغذ ( Paper Less )

چند شرکتی (امکان انجام اتوماسیون اداری تعداد نا محدودی شرکت یا سازمان وابسته فقط با یک نسخه نرم افزار)

اختصاص کارتابل الکترونیک برای کاربران با نام کاربری و رمز عبور منحصر بفرد

ارجاع نامه ها ، پیوستها و مدارک بایگانی شده  به کارتابل الکترونیکی کاربران

مکانیزاسیون کامل دبیرخانه با قابلیت تطبیق بر روشهای کاری در دبیرخانه شما

مکانیزاسیون کامل بایگانی جهت انواع مدارک فنی ، هر نوع فایل کامپیوتری ، نقشه ها ، قراردادها ، صورت وضعیت ها ، گزارشات و اسناد مالی

ایجاد تعداد نا محدودی دبیرخانه و بایگانی برای بخشهای مختلف شرکت با دسترسی های مجزا

دسترسی سریع و آسان به مکاتبات ، پیوستها و اسناد بایگانی شده

استفاده از همه قابلیتهای نرم افزار برای همه کاربران بطور همزمان ( با رعایت سطوح دسترسی )

امکان تهیه نسخه چاپی اسناد توسط هر یک از کاربران ( در محدوده دسترسی )

ثبت مکاتبات  به تفکیک صادره و وارده و متفرقه و گروه بندیهای دلخواه دیگر

قابلیت دسته بندی مکاتبات به شکل دلخواه ( قابل تطبیق با سلایق شما در دبیرخانه )

ثبت اطلاعات هر نامه و مدرک با قابلیت انطباق با خواسته های شما

قابلیت ایجاد چندین فرم ثبت مدارک و تعداد نا محدودی دفتر اندیکاتور مطابق با نیازهای شما

امکان پیوست اسناد به یک نامه یا مدرک با فرمت دلخواه

جستجوی سریع و پیشرفته در نامه ها و مدارک ثبت شده

گروه بندی دلخواه نامه ها و مدارک پس از ثبت برای هر کاربر بطور مجزا

ارتباط هرنامه با پاسخ آن و ارتباط مدارک با یکدیگر بصورت خودکار یا دستی

پیگیری زمانی پاسخ دهی به نامه ها و فعالیت بعدی مدارک و اسناد

تنظیم دسترسی به اسناد و مدارک بطور گسترده و دقیق

تنظیم سطح امنیتی برای هریک از مکاتبات و مدارک

بایگانی خودکار مکاتبات و سایر اسناد و مدارک پس از سیر اداری آنها

بایگانی مدارک تبلیغاتی(کاتالوگها ، بروشورها ، وب سایتها و )

امکان گزارش گیری ترکیبی، متنوع و سریع ، با مشخصات در خواستی و جمع بندی هفتگی و ماهیانه و گزارش عملکرد

امکان ایجاد گزارشهای دلخواه پویا ( دینامیک ) و ذخیره آنها با نام دلخواه

و ده ها قابلیت مفید و ارزنده برای اتوماسیون اداری شما

سیستم دبیرخانه

سیستم مکاتبات خارجی و دبیرخانه با هدف پاسخگویی به نیازمندی‌های یک سازمان در نامه‌نگاری‌ها با طرف‌های خارج از مجموعه طراحی شده است در این سیستم کلیه نیازمندی‌های موجود در حوزه چرخه نامه وارده و صادره، پیش‌نویس نامه‌ و چرخه‌های مرتبط با آنها پوشش داده شده است

اطلاعات پایه مکاتبات:

امکان تعریف انواع دبیرخانه‏ های محلی

امکان تعریف دستگاه‏ها و اشخاص (حقیقی و حقوقی) طرف مکاتبه

امکان تعریف پایه شاخص سال

امکان تعریف قالب شماره نامه (وارده ، داخلی و صادره) در هر دبیرخانه

عملیات مربوط به نامه‏ های وارده:

امکان ثبت مشخصات فرستنده، گیرنده‏، توزیع ‏کننده و ثبت کننده نامه (جهت ردیابی فیزیکی نامه)

اختصاص شماره اندیکاتور به همراه تاریخ ثبت به صورت خودکار

امکان ثبت نامه‏ های مرتبط اعم از پیرو، بازگشت و عطف

امکان ثبت پیوست‏ها و رونوشت‌های نامه

امکان ایجاد ارتباط مابین نامه‏ های دارای پیرو، بازگشتی و عطفی

امکان ثبت نامه با شماره آزاد

عملیات مربوط به نامه‏‌های صادره:

امکان صدور نامه‏ صادره به دستگاه‏های اجرایی و اشخاص (حقیقی و حقوقی) با حفظ سابقه

امکان تایپ و ویرایش نامه‏‎ها در داخل برنامه با استفاده از برنامه Word 2007 - 2010

امکان ثبت نامه ‏های مرتبط اعم از پیرو، بازگشت و عطف

اختصاص شماره اندیکاتور به همراه تاریخ ثبت به نامه صادره

امکان ارسال نامه از طریق فاکس توسط سیستم

امکان ایجاد مهر و امضای اشخاص درون سیستم و استفاده از آنها

عملیات مربوط به گردش مکاتبات و کارهای اداری:

امکان پشتیبانی روش‏های مختلف گردش مکاتبات (متمرکز ، نیمه متمرکز و غیرمتمرکز)

امکان ایجاد کارتابل الکترونیکی و امکان مشاهده کارتابل توسط افراد مجاز

توزیع نامه‏ های وارده به کارتابل مسئولان و ارجاع نامه‏ های وارده و کارهای مرتبط از طریق کارتابل

امکان تعیین نامه ‏های مرتبط اعم از صادره، وارده و داخلی و تعیین نوع اقدام و اولویت زمانی انجام کار

امکان اعلام موافقت یا عدم موافقت با کارهای انجام شده و صدور دستورهای بعدی

اعلام وضعیت کارهایی که عملیات آن خاتمه نیافته است

عملیات مربوط به پیگیری و ردیابی مکاتبات و کارهای ارجاع شده:

امکان پیگیری نامه وارده و روند حرکت یک نامه در تمام واحدهای سازمان

تعیین مهلت اقدام پاسخ برای هر نامه وارده، داخلی، ‌کارها، دستورها و یا پیامهای ارجاع شده

امکان پیگیری کلیه دستورها و پیامهای ارسال شده و پیگیری مستمر اقداماتی که باید تا تاریخ معینی انجام شوند

امکان پیگیری ارجاع نامه‏ها از طریق جستجو در شماره، تاریخ، موضوع، نام دستگاه  

عملیات مربوط به ارتباطات:

امکان ارجاع مکاتبات به واحدهای مختلف با توجه به شبکه بودن سیستم

امکان ارسال پیامهای اطلاعاتی در سطح گروهها، واحدها و کاربران

امکان کنترل دسترسی به ارسال پیامها

امکان مبادله اسناد با استفاده از فاکس توسط سیستم

امکانات جستجو و بررسی:

امکان جستجوی نامه ‏ها به صورت پارامتریک براساس کلیه فیلدهای اطلاعاتی به صورت تک فیلد و یا ترکیب چندین فیلد انتخابی

امکان جستجو و دسترسی سریع به اطلاعات نامه‏ های وارده و صادره و کلیه مکاتبات در گردش، بایگانی شده و کارتابل

امکان جستجوی موضوع و شرح نامه‏ ها اعم از نامه‏ های ارسالی و دریافتی و دستیابی سریع به مشخصات نامه

امکان جستجوی سریع و آسان نام اشخاص در شرح نامه‏ ها

عملیات مربوط به گزارش‌‏ها و مشاهدات:

امکان گزارش‏گیری از مکاتبات صادره ، وارده و داخلی و گزارش از گردش نامه در سازمان

امکان نمایش نتایج گزارشها به صورت نمودارهای مختلف

امکان گزارش‏گیری و مشاهده نامه‏ هایی که تحت عنوانی خاص یا در محدوده زمانی مشخص ارسال شده‏اند

امکان مشاهده عملکرد کاربران (وضعیت سرعت یا تأخیر در انجام کارها و علل آن)

امکان مشاهده و گزارش‏گیری از پیام‏‎ها و دستورها و امکان مشاهده کارتابل مکاتبات و پیامهای ارسالی و حذف شده

امکان گزارش‏گیری و مشاهده دفتر تلفن و نشانی‏های پستی و پست الکترونیک

امنیت و حدود دسترسی:

امکان ایجاد و تعریف کاربران و تعیین محدوده مجاز اجرای عملیات کاربری

امکان تعریف سطوح دسترسی سمت‏ها به انواع مکاتبات طبقه‏بندی شده (جهت حفاظت اسناد)

امکان ایجاد تدابیر امنیتی برای جلوگیری از دسترسی‏های غیرمجاز

امکان ثبت کلیه وقایع سیستم

  اندیکاتور

        نرم افزار اندیکاتور، ساده ترین نوع نرم افزار دبیرخانه میباشدکه امکان الکترونیکی نمودن دفتر اندیکاتور را ارائه داده است این نرم افزار به صورت مستقل بدون قابلیت گردشکار نامه در شبکه داخلی سازمان میباشد، ولی برای کاربری در سیستمهای شبکه داخلی و یا به صورت تک کاربره قابل استفاده خواهد بود عناوین گزینه های اختصاصی این نرم افزار شامل موارد ذیل است:

ثبت نامه ها – گیرندگان رونوشت

دفتر تلفن

فعالیتهای جاری

برگزاری و صورت جلسات

          در این نرم افزار، منشی در قالب گزینه وظایف منشی، امکان گردشکار و قطعی سازی و تعریف تاریخ و ساعت پیشنهادی برقراری جلسه و همچنین موضوع و اعضاء شرکت کننده در جلسه و محل تشکیل جلسه را دارست، دستور جلسات نیز گزینه دیگریست که در صورت متعدد بودن دستورات جلسه پیشنهادی، به منشی و یا اعضاء شرکت کننده در جلسه امکان درج و پیشنهاد دستور جلسات را از درون سیستم یکپارچه نرم افزاری سازمان اداری خود، در داخل سیستم شبکه داخلی تعریف شده را خواهند داشت پس از درج دستور جلسات و تعیین ساعت و تاریخ و اعضاء شرکت کننده در جلسه و تعیین محل برقراری جلسه توسط منشی، دستور جلسات از طریق نرم افزار به اطلاع سایر اعضاء شرکت کننده و مسئول و ریاست جلسه رسیده و پس از اطلاع و تصویب دستورات جلسه، قطعی شده، و تا برگزاری جلسات در لیست و کارتابل شرکت کنندگان در جلسات قرار خواهد گرفت

          انجام جلسه، صورت جلسات، شرکت کنندگان، تاریخ و ساعت آغاز و پایان جلسات، شرکت کنندگان میهمان، نتایج مذاکرات، پیشنهادات و درج مصوبات، و تعداد آراء و متن مذاکرات در سیستم توسط منشی ثبت شده و باز در همین سیستم نیز به اطلاع، مسئولین و گیرندگان در سیستم شبکه داخلی نرم افزار خواهد رسید

نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری یگانه

سیستم دبیرخانه یگانه نرم افزاریست توانا برای مدیریت امور دبیرخانه سازمان ها و شرکت های مختلف با قابلیت های بسیار، امنیت بالا و کاربری آسان با مزیت بررسی کارتابل در این سیستم ثبت و گردش کلیه مکاتبات سازمان بصورت الکترونیکی و بی نیاز از جا به جایی فیزیکی نامه انجام می شود، تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الکترونیکی آرشیو می شود سیستم دبیرخانه بدون کاغذ یگانه با برچیدن روشهای سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراکندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات موجب حرکت به سوی استاندارد های  فن آوری جهان در این رابطه گردیده است در کنار تمامی قابلیت هایی که یک نرم افزار دبیرخانه باید داشته باشد از ویژگی های در خور توجه سیستم یگانه قابلیت تعریف قالب نامه ها و قابلیت خواندن اطلاعات مورد نیاز نامه از دیگر نرم افزارها یا بانکهای اطلاعاتی می باشد

امکانات عمومی سیستم

ثبت کلیه مشخصات نامه های وارده و صادره اعم از: نوع نامه، طبقه بندی نامه،ارجحیت نامه،موضوع نامه،تاریخ ثبت،شماره نامه،شماره اندیکاتور، مضمون نامه،رونوشت ها و 

تعریف چارت سازمان داخلی بصورت درختواره

تعریف و ثبت طرف مکاتبات سازمان اعم از: اشخاص، شرکت ها، ادارات

امکان ثبت نامه ها و پیوست های یک نامه اعم از: عطف، پیرو، بازگشت

امکان پیوست انواع فایل ها به نامه از جمله EXE,PDF, و ارتباط با آن نرم افزارها

امکان نمایش اطلاعات نامه بر اساس صادره ، وارده و  با تعیین تعداد نامه قابل نمایش در یک فرم

امکان تنظیم  ستون های جدول  گزارش از نامه ها در صفحه اصلی به همراه چاپ و انتقال آنها به نرم افزار  Wordو Excel

جستجوی سریع بر اساس : موضوع، سازمان بیرونی، سازمان داخلی، مضمون نامه، تاریخ ثبت، شماره اندیکاتور، تاریخ نامه، شماره دبیرخانه مرکزی و یا حتی بر اساس ارجاعات آن 

اصلاح اطلاعات پایه درج شده در سیستم، مانند: انواع نامه ها (فاکس،تلگرام، دستی و)، انواع طبقه بندی (عمومی، عادی، محرمانه و )، ارجحیت نامه ( عادی، فوری، آنی) انواع وضعیت (اصل، کپی، المثنی و )، سمت ها، دبیرخانه ها و

امکان گروه بندی طرف مکاتبات سازمان جهت دسترسی سریع تر

امکان دسترسی به نامه های پیرو و عطف هر نامه

 امکان رزرو شماره نامه و تعریف ترتیب شماره اندیکاتور و شکل شماره نامه با ترکیب کردن قسمت های مختلف

ارسال پیام به کاربرهای دیگر

امکان ایجاد پیگیری های روزانه

امکان تعریف فرم اداری و الصاق آن به نامه و گزارش از فرم های اداری سازمان

امکان ارجاع نامه با استفاده از چارت سازمانی به صورت درختی

امکان پیگیری نامه در دبیرخانه های دیگر

امکانات اسکن و بایگانی

قابلیت اتصال به انواع اسکنرهای تک برگی و دسته ای

امکان درج محل فیزیکی نامه ها، پرونده ها و زونکن های بایگانی

امکان ایجاد کپی متعدد از یک نامه و بایگانی آنها در زونکن های مختلف

انجام عملیات بایگانی نامه و طبقه بندی اسناد بر اساس دسته بندی و زونکن های مختلف

امکان Scan تصاویر با فرمتهای Jpg و Tiff و ذخیره آنها در بانک اطلاعاتی سیستم

امکان خواندن تصاویر نامه ها به صورت گروهی با اسکنر های Feeder

امکان ویرایش در تصاویر  مانند چرخش، تعیین مقیاس تصویر، برزگنمایی، کوچک نمایی، پاراف و همچنین چاپ آن نامه در سایزهای مختلف 

فشرده سازی حجم تصاویر نامه ها و جداسازی فایلهای تصویری سالهای گذشته جهت افزایش سرعت سیستم

ابزار های مختلف بزرگ نمایی و کوچک نمایی انداز تصویر

چاپ تصویر در اندازه های مختلف و همچنین امکان ذخیره در فایل یا خواندن از فایل

امکان تعاریف مراکز بایگانی مختلف و همچنین امکان تعاریف پروژه و دسته بندی بر اساس آن

نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری

در نرم افزار اتوماسیون اداری که برای اجراء در محیط شبکه طراحی و پیاده سازی گردیده است توجه خاصی به مقوله امنیت شده است با توجه به اینکه سیستم از زیر ساخت شبکه (اینترنت، اینترانت)برای ارائه خدمات خود به کاربران استفاده می نماید ، لازم است نحوه دستیابی کاربران به  سیستم کنترل و با توجه به سیاست های موجود، امکان دستیابی به بخشهای مورد نظر کاربر فراهم گردد .

همچنین نظر به رویکرد سازمان ها و ادارات به سمت اتوماسیون های اداری، سرقت اطلاعات یکی از مهمترین و جدی تری مشکلاتی است که مدیران با آن در گیر بوده از سوی دیگر حملات مخرب به ساختار شبکه سازمان از دیگر دغدغه های مدیران میباشد .

یکی از راهکارهای مدیران شبکه برای امن سازی شبکه، کنترل دسترسی ها و محدود نمودن دسترسی کاربران به بخش های مختلف می باشد همچنین استفاده از مدیاهای امنیتی جهت تصدیق هویت  دو عاملی و رویکردهای امنیتی در طول چرخه حیات سیستم در سازمان مواردی است که می تواند از ورود افراد غیر مجاز و سرقت اطلاعات توسط آنان جلوگیری نموده و بکارگیری سیستمها را در کل سطوح سازمان میسرمی سازد .

روشهای امنیتی در نرم افزار اتوماسیون اداری در چندین بخش بشکل زیر انجام گرفته است:

گاها فایلهایی که بهمراه اطلاعات بعنوان پیوست رد و بدل می شوند بسیار پر اهمیت هستند و در برخی موارد محرمانه میباشند و هیچ کس حتی در سطح مدیر اصلی سیستم هم نباید به محتوای آنها دسترسی داشته باشد برای ایجاد امنیت در فایلها همه آنها با کلمه عبور خاصی فشرده و رمزنگاری شده  و بر روی سرور قرار می گیرند این فایلها را خارج از سیستم به هیچ وجه وجه نمی توان رمزگشایی کرد و فقط از طریق سییستم و طبق دسترسی تعریف شده قابل دستیابی خواهد بود

فراسازمانی بودن و قابلیت ارتباط با تمامی مخاطبین بیرون از سازمان مثل بانکها، تامین کنندگان ، شعب دیگر سازمان و این محصول یک ابزار بسیار کار آمد و تحت وب، برای تهیه گزارش‌های متنوع و دلخواه مدیریتی از سیستم نرم افزار اتوماسیون اداری و همچنین تهیه‌ی انواع گزارش‌ها از اطلاعات موجود در مخزن اطلاعاتی سازمان (Data Warehouse)  می‌باشد

 با استفاده از این ابزار قادر خواهیم بود در یک زمان به انواع پایگاه‌داده‌های, SQL Server, Excel متصل شده و گزارشات متنوع مورد نظر را جهت اخذ تصمیمات مدیریتی و کارشناسی ایجاد و مورد استفاده قرار دهیم همچنین بر اساس نوع گزارش قادر خواهیم بود از انواع توابع عام و خاص جهت ایجاد خروجی مورد نظر استفاده نموده و در نهایت خروجی را به صورت جداول مورد نظر و یا نموردارهای مختلف مشاهده نماییم

 در این سیستم نیز مانند سایر نرم‌افزارها امکان ارائه‌ی انواع مجوزهای امنیتی بر روی گزارشات وجود داشته و می‌توانیم مجوز تولید و یا مشاهده گزارشات را به افراد مورد نظر اعطا نموده و با داشتن مجوز مشاهده گزارش پرسنل می‌توانند آن را از داخل کارتابل الکترونیکی خود در سیستم اتوماسیون اداری اجرا و مشاهده نمایند .

از طرفی با توجه به تحت وب بودن کامل نرم‌افزار این امکان برای مدیران و پرسنل مجاز فراهم خواهد بود که در هر زمان و هر مکان که بخواهند بتوانند گزارش مورد نظر خود را بر روی بانک‌های مختلف سازمان تولید و یا مشاهده نمایند .

این محصول یک ابزار بسیار کارآمد برای نگهداری اسناد تخصصی با حجم بسیار بالا می باشد در این محصول امکان تعریف شناسنامه اطلاعاتی اسناد برای مدیریت بهتر، به همراه امکان زونکن‌بندی بسیار قدرتمند و امکان تعریف بایگانی‌های متعدد موجود می‌باشد .

در این سیستم امکان ارائه انواع مجوزهای دسترسی مورد نظر برای کاربران در سطوح مختلف موجود بوده و با ارائه مجوزهای لازم جهت دسترسی به انواع فرم‌های آرشیو در ساعات و مکان های تعریف شده از طرف سازمان کنترل کامل بر روی اسناد آرشیو امکان پذیر خواهد بود همچنین با توجه به تحت وب بودن سیستم، این امکان در اختیار سازمان قرار خواهد گرفت تا سیستم را  بر روی بستر وب در اختیار ذینفعان قرار دهد .

این محصول در واقع برگرفته از یک تکنولوژی جدید در تولید فرم‌های گزارش عملکرد و فرم‌های دارای شاخص‌های آماری، اقلام آماری، اقلام اطلاعاتی و همچنین جمع‌آوری اطلاعات (Data Gathering) از واحدهای مختلف درون و برون سازمانی می‌باشد با استفاده از این سیستم مدیران قادر خواهند بود که فرم‌های مورد نظر برای جمع‌آوری اطلاعات را بر روی شبکه LAN ، VPN و یا سایت سازمان خود قرارداده و نسبت به دریافت اطلاعات از واحدها و یا سازمان‌های زیر مجموعه اقدام نمایند .

علاوه بر آن با استفاده از وب سرویس‌های موجود، امکان بر قراری ارتباط با پورتال سازمان کاملاً فراهم بوده و با استفاده از آن می‌توان فرم های جمع‌آوری اطلاعات را توسط پورتال تهیه نموده و ارتباط بین فرم‌های پورتال و فرم‌های سیستم را فراهم آوردیم در این روش پس از ورود اطلاعات در فرم‌های پورتال، این اطلاعات بطور خودکار در فرم‌ مشابه در سیستم وارد شده و در اختیار پرسنل مربوطه قرار خواهند گرفت همچنین در صورت نیاز به گردش فرم‌ها در سازمان، این سیستم با سیستم اتوماسیون اداری  بطور یک پارچه عمل نموده و از این طریق می‌توان بر روی این فرم‌ها کلیه اعمال دبیرخانه‌ای را نیز انجام داد .

 در نهایت با تهیه انواع گزارش‌های مدیریتی و آماری مورد نظر بر روی این داده‌ها و تحلیل آنها، می‌توان در افزایش بهره‌وری و رسیدن به موفقیت سازمانی گامی مؤثر برداشت .

این سیستم یک ابزار تکمیلی بر روی بستر اتوماسیون اداری  جهت استفاده کاربران و مدیران سیستم می‌باشد .

با استفاده از این سیستم هر کاربر می‌تواند برنامه کاری خود را در سیستم تنظیم نموده و سیستم با  فرا رسید موعد انجام کار بطور هوشمند و خودکار به کاربر پیغام می‌دهد همچنین با استفاده از امکان جستجو در زمان‌های آزاد پرسنل قادریم برای تنظیم جلسات با افراد مورد نظر در سازمان برنامه ریزی کرده و با دادن پیغام مناسب آنها را به جلسه دعوت نماییم .

پس از تولید و استفاده از فرم‌های سازمانی می‌توان فرآیند گردش و حرکت (Flow) فرم‌ها و داده‌ها را بر روی بستر نرم افزار اتوماسیون اداری کاملاً مکانیزه نمود با استفاده از «موتور تعریف و اجرای گردش کارها و فرآیندهای سازمانی »،  می‌توانیم روال گردش و حرکت هر فرم در سازمان را تعریف نماییم از این پس کاربران در نحوه گردش فرم‌ها دخالتی نداشته و سیستم بر اساس فرآیند تعریف شده و با استفاده از اطلاعاتی که در فرم وارد شده است، به‌طور هوشمند تشخیص می‌دهد که در هر مرحله فرم در چه وضعیتی قرار گیرد و چه مرحله‌ای از فرآیند اجرا گردد .

با استفاده از این موتور نرم‌افزاری قادر خواهیم بود که برخی از اطلاعات مورد نیاز در هر فرم را بطور خودکار با وصل شدن به سایر پایگاه‌داده‌های (Database) موجود در سازمان به ‌دست آورده و یا در مراحلی عمل به‌روزرسانی (Update) را در آنها، اعمال نماییم علاوه بر آن از ویژگی‌های بارز این موتور آن است که می‌تواند به عنوان یک ابزار یکپارچه‌ساز سازمانی (Business Integrator) نیز مورد استفاده قرار گیرد .

 به عنوان نمونه، با استفاده از این موتور امکان استخراج  خودکار فیش‌های حقوقی از سیستم حسابداری و ارسال آن به کارتابل پرسنل (در سیستم اتوماسیون اداری) و یا قابلیت انتقال خودکار اطلاعات از فرم‌های پورتال سازمان به سیستم اتوماسیون اداری و اجرای فرآیند گردش این اطلاعات در سازمان (و بالعکس) به‌وجود می‌آید .

علاوه بر اجرای سیستم اتوماسیون اداری، تولید و استفاده درست و بهینه از فرم‌ها و همچنین مدیریت اسناد سازمانی (Document Management) در مجموعه‌ی نرم افزار اتوماسیون اداری، به عنوان یکی از اصلی‌ترین مشکلات و دغدغه‌های مدیران سازمان‌ها به شمار می‌رود .

جهت رسیدن به راهکاری مناسب، با ارائه ابزاری قدرتمند و تحت وب، این امکان را در اختیار سازمان قرار دهد که بتوانند در کوتاه‌ترین زمان ممکن فرم‌های مورد نیاز سازمان خود را (با امکان تولید خودکار پایگاه‌داده یا ( DB Generator ) طراحی نموده و جهت استفاده در اختیار ذینفعان نرم افزار اتوماسیون اداری قرار دهند .

پس از در اختیار قرار گرفتن فرم‌ها روی بستر اتوماسیون اداری، ارائه مجوزهای امنیتی جهت دسترسی پرسنل به فرم‌ها حائز اهمیت می‌باشد در این سیستم مدیران قادر خواهند بود با ارئه‌ی انواع مجوزهای مورد نظر، تا سطح فیلدهای فرم و برای کاربران مختلف (Security Management)، گامی مؤثر در راستای مدیریت اسناد و مدارک سازمانی بردارند .

همچنین از ویژگی‌های دیگر این ابزار می‌توان به قابلیت‌ ایجاد فیلدهای وابسته بین جداول مختلف اتوماسیون و یا ایجاد فیلدهای وابسته بین یک یا چند جدول از اتوماسیون با یک یا چند جدول از بانک‌های دیگر مورد استفاده در سازمان اشاره کرد .

این نرم‌افزار با مفهوم امروزی، ابزاری قدرتمند در دست مدیران در راستای افزایش بهره‌وری سازمان، کاهش چشمگیر هزینه‌های مربوط به مکاتبات و ارائه‌ی هرچه بهتر سرویس‌های الکترونیکی ویژه به کارکنان سازمان و ارباب رجوع (e-citizen) می‌باشد .

در این راستا سیستمی مورد نیاز می‌باشد که علاوه بر تحقق اهداف فوق، بستری مناسب و مطمئن جهت رسیدن به یک نرم افزار اتوماسیون اداری (e-Organization) و مجموعه اطلاعات یکپارچه و قابل دسترس از سیستم‌های مختلف را مهیا نماید .