تحت ویندوز و کارتابل تحت وب، بدون محدودیت تعداد کاربران ، بدون نیاز به سخت افزار پیچیده با حفظ سرعت فوق العاده هنگام استفاده همزمان همه کاربران
ایجاد سازمان بدون کاغذ ( Paper Less )
چند شرکتی (امکان انجام اتوماسیون اداری تعداد نا محدودی شرکت یا سازمان وابسته فقط با یک نسخه نرم افزار)
اختصاص کارتابل الکترونیک برای کاربران با نام کاربری و رمز عبور منحصر بفرد
ارجاع نامه ها ، پیوستها و مدارک بایگانی شده به کارتابل الکترونیکی کاربران
مکانیزاسیون کامل دبیرخانه با قابلیت تطبیق بر روشهای کاری در دبیرخانه شما
مکانیزاسیون کامل بایگانی جهت انواع مدارک فنی ، هر نوع فایل کامپیوتری ، نقشه ها ، قراردادها ، صورت وضعیت ها ، گزارشات و اسناد مالی
ایجاد تعداد نا محدودی دبیرخانه و بایگانی برای بخشهای مختلف شرکت با دسترسی های مجزا
دسترسی سریع و آسان به مکاتبات ، پیوستها و اسناد بایگانی شده
استفاده از همه قابلیتهای نرم افزار برای همه کاربران بطور همزمان ( با رعایت سطوح دسترسی )
امکان تهیه نسخه چاپی اسناد توسط هر یک از کاربران ( در محدوده دسترسی )
ثبت مکاتبات به تفکیک صادره و وارده و متفرقه و گروه بندیهای دلخواه دیگر
قابلیت دسته بندی مکاتبات به شکل دلخواه ( قابل تطبیق با سلایق شما در دبیرخانه )
ثبت اطلاعات هر نامه و مدرک با قابلیت انطباق با خواسته های شما
قابلیت ایجاد چندین فرم ثبت مدارک و تعداد نا محدودی دفتر اندیکاتور مطابق با نیازهای شما
امکان پیوست اسناد به یک نامه یا مدرک با فرمت دلخواه
جستجوی سریع و پیشرفته در نامه ها و مدارک ثبت شده
گروه بندی دلخواه نامه ها و مدارک پس از ثبت برای هر کاربر بطور مجزا
ارتباط هرنامه با پاسخ آن و ارتباط مدارک با یکدیگر بصورت خودکار یا دستی
پیگیری زمانی پاسخ دهی به نامه ها و فعالیت بعدی مدارک و اسناد
تنظیم دسترسی به اسناد و مدارک بطور گسترده و دقیق
تنظیم سطح امنیتی برای هریک از مکاتبات و مدارک
بایگانی خودکار مکاتبات و سایر اسناد و مدارک پس از سیر اداری آنها
بایگانی مدارک تبلیغاتی(کاتالوگها ، بروشورها ، وب سایتها و )
امکان گزارش گیری ترکیبی، متنوع و سریع ، با مشخصات در خواستی و جمع بندی هفتگی و ماهیانه و گزارش عملکرد
امکان ایجاد گزارشهای دلخواه پویا ( دینامیک ) و ذخیره آنها با نام دلخواه
و ده ها قابلیت مفید و ارزنده برای اتوماسیون اداری شما
سیستم مکاتبات خارجی و دبیرخانه با هدف پاسخگویی به نیازمندی‌های یک سازمان در نامه‌نگاری‌ها با طرف‌های خارج از مجموعه طراحی شده است در این سیستم کلیه نیازمندی‌های موجود در حوزه چرخه نامه وارده و صادره، پیش‌نویس نامه و چرخه‌های مرتبط با آنها پوشش داده شده است
امکان تعریف انواع دبیرخانه های محلی
امکان تعریف دستگاهها و اشخاص (حقیقی و حقوقی) طرف مکاتبه
امکان تعریف پایه شاخص سال
امکان تعریف قالب شماره نامه (وارده ، داخلی و صادره) در هر دبیرخانه
عملیات مربوط به نامه های وارده:
امکان ثبت مشخصات فرستنده، گیرنده، توزیع کننده و ثبت کننده نامه (جهت ردیابی فیزیکی نامه)
اختصاص شماره اندیکاتور به همراه تاریخ ثبت به صورت خودکار
امکان ثبت نامه های مرتبط اعم از پیرو، بازگشت و عطف
امکان ثبت پیوستها و رونوشت‌های نامه
امکان ایجاد ارتباط مابین نامه های دارای پیرو، بازگشتی و عطفی
امکان ثبت نامه با شماره آزاد
عملیات مربوط به نامههای صادره:
امکان صدور نامه صادره به دستگاههای اجرایی و اشخاص (حقیقی و حقوقی) با حفظ سابقه
امکان تایپ و ویرایش نامهها در داخل برنامه با استفاده از برنامه Word 2007 - 2010
امکان ثبت نامه های مرتبط اعم از پیرو، بازگشت و عطف
اختصاص شماره اندیکاتور به همراه تاریخ ثبت به نامه صادره
امکان ارسال نامه از طریق فاکس توسط سیستم
امکان ایجاد مهر و امضای اشخاص درون سیستم و استفاده از آنها
عملیات مربوط به گردش مکاتبات و کارهای اداری:
امکان پشتیبانی روشهای مختلف گردش مکاتبات (متمرکز ، نیمه متمرکز و غیرمتمرکز)
امکان ایجاد کارتابل الکترونیکی و امکان مشاهده کارتابل توسط افراد مجاز
توزیع نامه های وارده به کارتابل مسئولان و ارجاع نامه های وارده و کارهای مرتبط از طریق کارتابل
امکان تعیین نامه های مرتبط اعم از صادره، وارده و داخلی و تعیین نوع اقدام و اولویت زمانی انجام کار
امکان اعلام موافقت یا عدم موافقت با کارهای انجام شده و صدور دستورهای بعدی
اعلام وضعیت کارهایی که عملیات آن خاتمه نیافته است
عملیات مربوط به پیگیری و ردیابی مکاتبات و کارهای ارجاع شده:
امکان پیگیری نامه وارده و روند حرکت یک نامه در تمام واحدهای سازمان
تعیین مهلت اقدام پاسخ برای هر نامه وارده، داخلی، کارها، دستورها و یا پیامهای ارجاع شده
امکان پیگیری کلیه دستورها و پیامهای ارسال شده و پیگیری مستمر اقداماتی که باید تا تاریخ معینی انجام شوند
امکان پیگیری ارجاع نامهها از طریق جستجو در شماره، تاریخ، موضوع، نام دستگاه
امکان ارجاع مکاتبات به واحدهای مختلف با توجه به شبکه بودن سیستم
امکان ارسال پیامهای اطلاعاتی در سطح گروهها، واحدها و کاربران
امکان کنترل دسترسی به ارسال پیامها
امکان مبادله اسناد با استفاده از فاکس توسط سیستم
امکان جستجوی نامه ها به صورت پارامتریک براساس کلیه فیلدهای اطلاعاتی به صورت تک فیلد و یا ترکیب چندین فیلد انتخابی
امکان جستجو و دسترسی سریع به اطلاعات نامه های وارده و صادره و کلیه مکاتبات در گردش، بایگانی شده و کارتابل
امکان جستجوی موضوع و شرح نامه ها اعم از نامه های ارسالی و دریافتی و دستیابی سریع به مشخصات نامه
امکان جستجوی سریع و آسان نام اشخاص در شرح نامه ها
عملیات مربوط به گزارشها و مشاهدات:
امکان گزارشگیری از مکاتبات صادره ، وارده و داخلی و گزارش از گردش نامه در سازمان
امکان نمایش نتایج گزارشها به صورت نمودارهای مختلف
امکان گزارشگیری و مشاهده نامه هایی که تحت عنوانی خاص یا در محدوده زمانی مشخص ارسال شدهاند
امکان مشاهده عملکرد کاربران (وضعیت سرعت یا تأخیر در انجام کارها و علل آن)
امکان مشاهده و گزارشگیری از پیامها و دستورها و امکان مشاهده کارتابل مکاتبات و پیامهای ارسالی و حذف شده
امکان گزارشگیری و مشاهده دفتر تلفن و نشانیهای پستی و پست الکترونیک
امکان ایجاد و تعریف کاربران و تعیین محدوده مجاز اجرای عملیات کاربری
امکان تعریف سطوح دسترسی سمتها به انواع مکاتبات طبقهبندی شده (جهت حفاظت اسناد)
امکان ایجاد تدابیر امنیتی برای جلوگیری از دسترسیهای غیرمجاز
امکان ثبت کلیه وقایع سیستم
نرم افزار اندیکاتور، ساده ترین نوع نرم افزار دبیرخانه میباشدکه امکان الکترونیکی نمودن دفتر اندیکاتور را ارائه داده است این نرم افزار به صورت مستقل بدون قابلیت گردشکار نامه در شبکه داخلی سازمان میباشد، ولی برای کاربری در سیستمهای شبکه داخلی و یا به صورت تک کاربره قابل استفاده خواهد بود عناوین گزینه های اختصاصی این نرم افزار شامل موارد ذیل است:
ثبت نامه ها – گیرندگان رونوشت
دفتر تلفن
فعالیتهای جاری
در این نرم افزار، منشی در قالب گزینه وظایف منشی، امکان گردشکار و قطعی سازی و تعریف تاریخ و ساعت پیشنهادی برقراری جلسه و همچنین موضوع و اعضاء شرکت کننده در جلسه و محل تشکیل جلسه را دارست، دستور جلسات نیز گزینه دیگریست که در صورت متعدد بودن دستورات جلسه پیشنهادی، به منشی و یا اعضاء شرکت کننده در جلسه امکان درج و پیشنهاد دستور جلسات را از درون سیستم یکپارچه نرم افزاری سازمان اداری خود، در داخل سیستم شبکه داخلی تعریف شده را خواهند داشت پس از درج دستور جلسات و تعیین ساعت و تاریخ و اعضاء شرکت کننده در جلسه و تعیین محل برقراری جلسه توسط منشی، دستور جلسات از طریق نرم افزار به اطلاع سایر اعضاء شرکت کننده و مسئول و ریاست جلسه رسیده و پس از اطلاع و تصویب دستورات جلسه، قطعی شده، و تا برگزاری جلسات در لیست و کارتابل شرکت کنندگان در جلسات قرار خواهد گرفت
انجام جلسه، صورت جلسات، شرکت کنندگان، تاریخ و ساعت آغاز و پایان جلسات، شرکت کنندگان میهمان، نتایج مذاکرات، پیشنهادات و درج مصوبات، و تعداد آراء و متن مذاکرات در سیستم توسط منشی ثبت شده و باز در همین سیستم نیز به اطلاع، مسئولین و گیرندگان در سیستم شبکه داخلی نرم افزار خواهد رسید